سازمان یافته شوید
برای افزایش بهره وری و سازماندهی زندگی تان، اهداف خود را مشخص و مرتب کنید. زمانی را برای تحقق این اهداف اختصاص دهید. نتایج مطلوب خود را در نظر داشته باشید و با انجام دادن کارهای کم اهمیت، از مسیر اصلی خود منحرف نشوید. از گرفتار شدن در دام کارهای بی پایان و جزئی که مانع دستیابی به اهداف بزرگ ترتان می شوند، پرهیز کنید.
به اهداف خود نظم بدهید
برای سازماندهی بهتر، این شش مرحله را دنبال کنید:
۱- همه چیز را یادداشت کنید
هر فعالیتی که به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می کند را ثبت کنید.
۲- کارهایتان را بر اساس افق زمانی، سازماندهی کنید
وظایف خود را بر اساس زمان مورد نیاز برای انجام آن ها دسته بندی کنید. با تعیین اهداف کاری بلندمدت شروع کنید، مانند خرید سهام شرکت در طی ۵ سال آینده. سپس، اهداف میان مدت خود را مشخص کنید، مانند دوبرابر کردن فروش محصول جدید در ۶ ماه تا ۲ سال آینده. وظایف هفتگی مرتبط با این اهداف را نیز فهرست کنید.
۳- اهداف کوتاه مدت خود را رتبه بندی کنید
اهداف خود را در سه دسته قرار دهید:
- اول: کارهایی که می خواهید انجام دهید.
- دوم: کارهایی که در آن ها مهارت دارید.
- سوم: اهدافی که دنیا و شرکت از شما انتظار دارند به آن ها برسید. اهداف خود را بر اساس اهمیت از یک تا ده رتبه بندی کنید.
۴- اهداف بلندمدت خود را رتبه بندی کنید
فعالیت هایی که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می کنند را به عنوان “اهداف توانمندساز” در نظر بگیرید. پروژه های بزرگی که باید انجام دهید و به شما در رسیدن به اهدافتان کمک نمی کنند را به عنوان “اهداف اجباری” بشناسید. این اهداف را نیز بر اساس اهمیت از یک تا ده مرتب کنید.
۵- بررسی کنید زمانتان چگونه می گذرد
تعیین کنید که چه مقدار از وقت خود را به انجام دادن وظایف روزمره و الزامات شغلی اختصاص می دهید. آیا میزان زمانی که به کارهایتان می پردازید در مقایسه با سایر فعالیت ها بیشتر است؟ سه فعالیتی که بیشترین زمان را از شما می گیرند کدامند؟ آیا برنامه هفتگی تان در طول سال دچار تغییرات زیادی می شود؟
۶- عدم تطابق بین اولویتها و زمانی که صرف کرده اید را مشخص کنید
یک لیست سلسله مراتبی از وظایف خود ایجاد کنید و وظایف با اولویت بالا را در ابتدای آن قرار دهید. برای هر کار مهلتی مشخص کنید. وظایف با اولویت پایین تر را با زمان بندی تقریبی و بدون تاریخ معین فهرست کنید. لیست وظایف خود را به طور مداوم به روزرسانی کنید، اما مراقب باشید که بیش از حد طولانی نشود.